Dans le cadre d’un renfort de notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) H/F pour accompagner l’entreprise dans la gestion quotidienne des achats, des services généraux et des activités administratives.

Contrat à pourvoir en freelance à compter du 1er novembre 2026 pour une durée de 6 mois renouvelable.

Véritable rôle clé au sein de l’entreprise, vous assurez une double mission : le suivi administratif des achats et la gestion des activités administratives et des services généraux, en veillant au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

Gestion des achats

Vous prenez en charge le suivi administratif du processus achats, de la demande initiale jusqu’au traitement de la facture :

• Gérer les demandes d’achats dans l’ERP : création des fournisseurs, vérification de la cohérence entre devis et commande, enregistrement et suivi des demandes

• Transformer les demandes validées en bons de commande et les transmettre aux demandeurs

• Passer certaines commandes d’achats directement sur internet

• Enregistrer les notes de frais dans l’ERP

• Enregistrer et classer les bons de livraison, hors activité Production

• Imprimer les factures d’achats et vérifier leur concordance avec les commandes

• Assurer un reporting des commandes passées

• Suivre les factures manquantes auprès des fournisseurs et contribuer à la résolution des litiges de facturation

• Être un interlocuteur privilégié pour les questions relatives aux achats, notamment avec la maison mère

• Contribuer à la mise à jour des documents qualité liés aux achats (procédures, règles…).

Gestion administrative et services généraux

Vous contribuez également au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs, sous-traitants et visiteurs

• Gérer les badges et les droits d’accès

• Gérer le courrier postal ainsi que les expéditions R&D et assurer leur suivi

• Apporter un support administratif aux différents services

• Organiser les déplacements et voyages professionnels

• Participer à l’organisation des événements de l’entreprise : événements internes, teambuilding, accueil de visiteurs…

• Assurer la gestion administrative des services généraux : équipements, mobilier, fournitures et contrats de maintenance

• Anticiper les besoins matériels liés aux arrivées de nouveaux collaborateurs et veiller à ce que leur poste de travail soit opérationnel, en coordination avec l’IT

• Planifier et suivre les interventions des prestataires ainsi que les documents et rapports associés

• Contribuer au bien-être des collaborateurs à travers différentes initiatives : aménagement des espaces, décoration, prestations bien-être, amélioration des espaces de vie collectifs…

Vous travaillez en équipe projet dans l’environnement réglementaire des logiciels médicaux (ISO 13485, IEC 62304). Vous évoluez dans un contexte international au sein d’une entreprise à dimension humaine.

Expériences et compétences

• Vous êtes titulaire d’un Bac +2, idéalement en Gestion PME/PMI, Support Action Managériale ou formation équivalente. Une expérience significative pourra compenser tout ou partie de la formation ;

• Vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience sur un poste administratif polyvalent, idéalement dans un environnement PME ;

• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le Pack Office ;

• Vous êtes à l’aise avec l’utilisation d’un ERP ; la connaissance de QAD serait un plus ;

• Vous avez des notions du processus achats et du plan comptable général ;

• Vous êtes à l’aise avec les chiffres et le suivi administratif ;

• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et d’une bonne aisance relationnelle ;

• Vous avez un niveau d’anglais intermédiaire, à l’écrit comme à l’oral.

Blue Ortho garantit l'égalité des chances, nous reconnaissons et recrutons tous les talents.

Profil

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), et fiable

• Vous êtes autonome et capable de gérer plusieurs sujets en parallèle

• Vous êtes réactif(ve) et pragmatique, avec le sens des priorités

• Vous avez un bon relationnel (contacts fréquents avec les collaborateurs, les prestataires extérieurs etc.)

• Doté(e) d’un bon esprit de service, vous appréciez le travail en équipe

Pourquoi rejoindre BLUE ORTHO ?

• Vous avez envie d'évoluer dans une entreprise innovante et dynamique avec environnement international

• Vous travaillez dans un environnement de travail moderne et agréable : bureaux neufs, spacieux au sein d’un site proposant multitudes de services aux salariés

Statut et Taux Journalier Moyen

Contrat freelance - TJM Entre 190€ à 230€

Temps de travail : 4 à 5 jours / semaine